Política de Privacidad
Robokia App — Última actualización: 04/02/2026
1. Introducción
Esta Política de Privacidad describe cómo se recopila, usa, comparte y protege la información cuando usted utiliza Robokia App (la “Aplicación”), un servicio provisto por SOFTIPAL SAS (en adelante “Softipal”, “nosotros”), identificado con NIT 901136823-8, para el uso de empleados y usuarios autorizados de una empresa cliente (la “Empresa Cliente”).
Rol de las partes:
En general, la Empresa Cliente actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales
de sus empleados (define finalidades y medios), y Softipal actúa como Encargado del Tratamiento
(procesa datos por cuenta de la Empresa Cliente), conforme a las instrucciones contractuales y acuerdos aplicables.
2. Alcance y naturaleza de la Aplicación
Robokia App permite a usuarios autorizados acceder, mediante un chatbot, a información relacionada con su organización, habilitada por la Empresa Cliente (por ejemplo: procedimientos, documentación interna, reportes, políticas, guías, preguntas frecuentes y otros contenidos corporativos).
La Aplicación no está diseñada para uso público general. El acceso requiere credenciales y/o métodos de autenticación autorizados por la Empresa Cliente.
3. Información que tratamos
3.1 Datos de cuenta y autenticación
- Identificador de usuario (por ejemplo, usuario corporativo o correo corporativo si aplica).
- Credenciales de acceso (usuario/contraseña) y/o métodos de autenticación equivalentes.
- Tokens de sesión/autenticación y registros de inicio/cierre de sesión.
- Rol, área, permisos o perfiles (para control de acceso).
Nota: actualmente la autenticación es usuario/contraseña. La Empresa Cliente podrá habilitar en el futuro SSO corporativo u otros mecanismos, en cuyo caso se tratarán los datos mínimos necesarios para autenticación y autorización.
3.2 Datos de uso del chatbot
- Consultas y mensajes enviados al chatbot.
- Respuestas generadas por el chatbot.
- Metadatos de conversación (fecha/hora, sesión, estado, categoría técnica).
3.3 Datos técnicos y de seguridad
- Dirección IP y datos de red (para seguridad, prevención de fraude y diagnóstico).
- Tipo de dispositivo, sistema operativo, versión de la aplicación.
- Registros técnicos y de errores (crash logs) para estabilidad y soporte.
3.4 Información organizacional consultada
Dependiendo de lo configurado por la Empresa Cliente, la Aplicación puede consultar y/o recuperar información interna (por ejemplo documentos, bases de conocimiento o sistemas corporativos) para responder preguntas. Dicho contenido puede incluir datos personales o información confidencial, según lo que la Empresa Cliente decida habilitar.
4. Finalidades del tratamiento
Tratamos la información únicamente para:
- Autenticar usuarios y administrar acceso conforme a permisos.
- Proveer el servicio de chatbot y responder consultas.
- Operación, soporte y mejora del servicio (por ejemplo, corrección de errores y optimización de desempeño).
- Auditoría, trazabilidad y seguridad (prevención/detección de accesos indebidos, abuso o fraude).
- Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
Softipal no vende información personal y no la utiliza para publicidad dirigida.
5. Uso de Inteligencia Artificial y proveedores externos
La Aplicación utiliza componentes automatizados (incluyendo modelos de inteligencia artificial) para procesar consultas y generar respuestas. En la prestación del servicio, Softipal puede apoyarse en proveedores tecnológicos externos (“Subencargados”) para funciones como alojamiento, monitoreo, analítica técnica y procesamiento de IA.
Confidencialidad y restricciones:
Softipal exige a sus proveedores externos obligaciones de confidencialidad y medidas de seguridad razonables.
La información se comparte únicamente en la medida necesaria para operar el servicio conforme al contrato con la Empresa Cliente.
Uso para entrenamiento:
Softipal no utiliza la información de la Empresa Cliente (incluyendo datos personales de empleados) para entrenar modelos públicos o generales
sin autorización expresa de la Empresa Cliente y sin las salvaguardas contractuales correspondientes.
Recomendación: evite ingresar datos innecesarios (p. ej., contraseñas, números de identificación, información financiera sensible o datos de salud) salvo que la Empresa Cliente lo requiera y lo haya autorizado expresamente.
6. Base legal y cumplimiento
Cuando aplique, el tratamiento se realiza conforme a la normativa vigente de protección de datos, incluyendo la Ley 1581 de 2012 y normas relacionadas en Colombia, así como otros marcos legales aplicables según la ubicación de la Empresa Cliente y sus usuarios.
La Empresa Cliente define la base legal específica del tratamiento (por ejemplo, relación laboral, cumplimiento de obligaciones, interés legítimo o consentimiento cuando corresponda). Softipal trata los datos siguiendo las instrucciones del Responsable (Empresa Cliente).
7. Compartición de información
Podemos compartir información únicamente en los siguientes casos:
- Con la Empresa Cliente, para administración, auditoría, soporte y cumplimiento interno.
- Con Subencargados necesarios para operar la app (hosting, IA, monitoreo, analítica técnica), bajo acuerdos contractuales.
- Con autoridades, cuando exista requerimiento legal válido.
- Para proteger derechos y seguridad de usuarios, de la Empresa Cliente o de Softipal, y para investigar incidentes.
No vendemos datos personales. No compartimos datos para publicidad comportamental.
8. Seguridad
Implementamos medidas técnicas y organizativas razonables, tales como:
- Cifrado de datos en tránsito (por ejemplo, HTTPS/TLS).
- Controles de acceso y segregación por roles/permisos.
- Registros de auditoría y monitoreo.
- Gestión de incidentes y continuidad, según el servicio contratado.
Aun así, ningún sistema es completamente infalible. Los incidentes se gestionarán conforme al contrato con la Empresa Cliente y la normativa aplicable.
9. Retención de la información
Conservamos la información por el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y obligaciones legales/contractuales, conforme a lo definido por la Empresa Cliente y los acuerdos vigentes. En general:
- Los registros de acceso y auditoría pueden conservarse por periodos definidos para seguridad y cumplimiento.
- Los historiales de chat pueden retenerse para trazabilidad, soporte y mejora del servicio, según configuración del cliente.
10. Derechos del titular y canales de atención
Usted puede ejercer sus derechos de acceso, corrección, actualización, supresión (cuando proceda) y revocatoria, de acuerdo con la normativa aplicable.
Canal principal:
Al ser un servicio empresarial, las solicitudes relacionadas con sus datos personales deben dirigirse principalmente a la
Empresa Cliente (por ejemplo, talento humano, seguridad, privacidad o el área designada),
quien actúa como Responsable del Tratamiento.
Softipal apoyará a la Empresa Cliente según el acuerdo vigente.
Para consultas relacionadas con el rol de Softipal como Encargado del Tratamiento, puede escribir a: contacto@softipal.com
Si usted no conoce el canal de privacidad de su Empresa Cliente, solicítelo a su área de talento humano o soporte interno.
10.1 Solicitud de eliminación de cuenta y datos asociados
Para solicitar la eliminación de su cuenta en Robokia App y los datos asociados, complete el formulario en el siguiente enlace: Formulario de borrado de cuenta. Esta solicitud se enviará al equipo de soporte de SOFTIPAL SAS y a la Empresa Cliente para su validación y ejecución.
11. Transferencias internacionales
Dependiendo de la infraestructura y proveedores utilizados, los datos pueden ser almacenados o procesados en otros países. En esos casos, Softipal y/o la Empresa Cliente adoptarán medidas para asegurar un nivel adecuado de protección, incluyendo acuerdos contractuales con Subencargados y salvaguardas de seguridad.
12. Menores de edad
Robokia App no está destinada a menores de edad. La Empresa Cliente es responsable de autorizar y controlar el uso de la Aplicación conforme a sus políticas internas.
13. Cambios a esta Política
Softipal podrá actualizar esta Política cuando sea necesario. La versión vigente estará disponible en la URL informada en Google Play y/o dentro de la Aplicación. La fecha de “Última actualización” reflejará el cambio.
14. Información de contacto
Encargado del tratamiento / Proveedor del servicio: SOFTIPAL SAS
- NIT: 901136823-8
- Ciudad / País: Colombia
- Correo de privacidad: contacto@softipal.com
- Correo de soporte: soporte@softipal.com